Privacybeleid

Zinaps Fulfilment, ook handelend onder de naam Workneh Assets ("Zinaps", "wij", "ons" of "onze"), gevestigd in Wieringerwerf, Nederland, hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u onze website bezoekt, onze fulfilmentdiensten gebruikt of met ons platform interacteert. Dit beleid is van toepassing op alle bezoekers, klanten, verkopers en zakelijke partners die onze diensten gebruiken. Door gebruik te maken van onze website of diensten, stemt u in met het verzamelen en gebruiken van informatie in overeenstemming met dit beleid. Zinaps treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken. Wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens: Account- & Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer en facturatie-/verzendadressen wanneer u een account registreert of een consultatie aanvraagt. Bestel- & Fulfilmentgegevens: Bestelgegevens, productinformatie, verzendadressen, trackingnummers en leveringsstatus die wij verwerken namens onze verkopende klanten. Websitegebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina's, tijd besteed op pagina's en verwijzingsbron. Dit wordt automatisch verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Communicatiegegevens: Gegevens van correspondentie wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, WhatsApp, telefoon of ons boekingssysteem (Zoho Bookings). Betalingsgegevens: Facturatiegegevens en betalingsgeschiedenis. Wij slaan geen volledige creditcardnummers op — alle betalingen worden veilig verwerkt via onze betalingsverwerker.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: • Fulfilmentdiensten verlenen: Bestellingen verwerken, voorraad beheren, pakketten verzenden en retouren afhandelen namens onze verkopende klanten. • Accountbeheer: Uw Zinaps-portaalaccount aanmaken en beheren, toegang authenticeren en klantenondersteuning bieden. • Communicatie: Orderbevestigingen, verzendmeldingen, service-updates versturen en reageren op uw vragen. • Serviceverbetering: Gebruikspatronen analyseren om onze website, platform en fulfilmentoperaties te verbeteren. • Wettelijke naleving: Voldoen aan onze verplichtingen onder Nederlands en EU-recht, inclusief belastingaangifte en administratievereisten. • Marketing: Promotionele communicatie over onze diensten versturen, uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt zich op elk moment afmelden.

Onder de AVG verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden: • Uitvoering van een overeenkomst: Verwerking die noodzakelijk is om ons contract met u na te komen (bijv. fulfilmentdiensten verlenen, uw account beheren). • Gerechtvaardigd belang: Verwerking die noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen (bijv. verbetering van onze diensten, fraudepreventie), wanneer deze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten. • Wettelijke verplichting: Verwerking die vereist is om te voldoen aan Nederlandse en EU-wetgeving (bijv. belastingadministratie, financiële rapportage). • Toestemming: Wanneer u uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor specifieke verwerkingsactiviteiten (bijv. marketing-e-mails, cookies).

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën ontvangers, en alleen voor zover noodzakelijk: • Vervoerders: PostNL, DHL, DPD en andere vervoerders voor pakketbezorging. Wij delen bezorgadressen en bestelgegevens. • Marktplaatsplatforms: Bol.com, Amazon, Shopify en andere gekoppelde platforms om orderstatus en trackinginformatie te synchroniseren. • Cloudinfrastructuur: Amazon Web Services (AWS) voor veilige datahosting binnen de EU (regio's Frankfurt/Ierland). • Boekingen & CRM: Zoho voor het plannen van consultaties en klantrelatiebeheer. • Analytics: Privacyvriendelijke analytics om websitegebruik te begrijpen (er worden geen persoonsgegevens gedeeld met advertentienetwerken). Wij verkopen nooit uw persoonsgegevens aan derden. Al onze dienstverleners zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG.

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de in dit beleid beschreven doeleinden te vervullen: • Accountgegevens: Bewaard voor de duur van uw actieve account, plus 12 maanden na accountsluiting. • Bestel- & fulfilmentgegevens: 7 jaar bewaard na de transactiedatum, zoals vereist door de Nederlandse fiscale bewaarplicht. • Website-analysegegevens: Geaggregeerd en geanonimiseerd binnen 26 maanden. • Communicatiegegevens: 2 jaar bewaard na de laatste interactie. • Marketingtoestemmingsgegevens: Bewaard zolang de toestemming actief is, plus 1 jaar na intrekking. Na de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: • Recht op inzage: Een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. • Recht op rectificatie: Correctie vragen van onjuiste of onvolledige gegevens. • Recht op wissing: Verwijdering van uw persoonsgegevens vragen ("recht om vergeten te worden"), met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen. • Recht op beperking van verwerking: Beperking vragen van hoe wij uw gegevens verwerken. • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. • Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing. • Recht om toestemming in te trekken: Toestemming op elk moment intrekken voor verwerking op basis van toestemming. Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via contact@zinaps.com. Wij reageren binnen 30 dagen zoals vereist door de AVG. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze cloudinfrastructuur wordt gehost op AWS-servers in de EU. In gevallen waarin gegevens buiten de EER worden overgedragen (bijv. naar marktplaatsplatforms met wereldwijde activiteiten), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals: • EU Standaard Contractbepalingen (SCCs) • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie • Bindende bedrijfsvoorschriften waar van toepassing Wij dragen geen gegevens over naar landen zonder adequate beschermingsmaatregelen.

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en implementeren passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: • Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/SSL) en in rust (AES-256) • Multi-factor authenticatie voor systeemtoegang • Regelmatige beveiligingsaudits en kwetsbaarheidsbeoordelingen • Toegangscontroles op basis van het principe van minimale rechten • Training van medewerkers over gegevensbescherming en beveiligingspraktijken • Procedures voor incidentrespons bij mogelijke datalekken In het geval van een datalek dat een risico vormt voor uw rechten, stellen wij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur op de hoogte en informeren wij betrokkenen zonder onnodige vertraging.

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, technologie of wettelijke vereisten weer te geven. Wij stellen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen door een opvallende melding op onze website te plaatsen of u een e-mail te sturen. Wij moedigen u aan dit beleid regelmatig te bekijken. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan geeft aan wanneer de meest recente wijzigingen zijn aangebracht.