Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") vormen een juridisch bindende overeenkomst tussen jou ("Klant", "jij" of "jouw") en Workneh Assets (KvK 80622399), handelend onder de naam Zinaps Fulfilment ("Zinaps", "wij", "we" of "ons"), gevestigd in Wieringerwerf, Nederland. Door onze website te bezoeken, een account aan te maken of gebruik te maken van onze fulfilmentdiensten, ga je akkoord met deze Voorwaarden. Als je niet akkoord gaat, mag je onze diensten niet gebruiken. Rangorde: Deze algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle klanten. Als je met ons een specifieke dienstverleningsovereenkomst hebt getekend, prevaleren de bepalingen van die overeenkomst boven eventueel strijdige algemene bepalingen in dit document, voor zover deze specifiek in die overeenkomst zijn geregeld. Voor alles wat niet in de specifieke overeenkomst is geregeld, gelden deze algemene Voorwaarden. Deze Voorwaarden gelden voor alle bezoekers, klanten, verkopers en zakenpartners die onze diensten bezoeken of gebruiken.

Zinaps biedt third-party logistics (3PL)- en fulfilmentdiensten voor e-commercebedrijven, waaronder: • Opslag en voorraadbeheer • Orderverwerking, pick & pack • Verzending via partnervervoerders (PostNL, DHL, DPD, FedEx en andere) en via het Ampère-netwerk voor Bol.com-orders • Retourbeheer en -verwerking • Marktplaatskoppelingen (Bol.com VVB / VVB Compleet, Amazon FBA, Zalando, Kaufland, Etsy en 150+ kanalen) • Realtime voorraadbeheer via ons QuickBridge-portaal • Fysieke ophaaldienst van voorraad op jouw locatie op verzoek (zie sectie 5) • Value-added services (custom packaging, kitting, productfotografie, herlabelen) op verzoek en apart geoffreerd • Toegewijd accountmanagement en operationele ondersteuning Wij behouden ons het recht voor om delen van onze diensten te wijzigen, op te schorten of te beëindigen met een redelijke voorafgaande kennisgeving conform sectie 6.

Om onze fulfilmentdiensten te gebruiken, maak je een account aan en verstrek je juiste, volledige en actuele informatie, waaronder je bedrijfsnaam, KVK-nummer (indien van toepassing), btw-nummer en contactgegevens. Jij bent verantwoordelijk voor: • Het geheim houden van je accountgegevens • Alle activiteiten die onder jouw account plaatsvinden • Het actueel en juist houden van je accountgegevens • Ons direct informeren bij ongeautoriseerd gebruik van je account Onboarding is een gedeelde verantwoordelijkheid. Wij instrueren en verifiëren de technische en operationele setup bij go-live; jij voert de operationele stappen uit die wij aanleveren (productinvoer, inbound-labelling, integratieconfiguratie). Als een setup-gap pas na go-live aan het licht komt, wordt de oplossing in goed overleg besproken — er wordt niet standaard aan één kant toegewezen. Wij behouden ons het recht voor accounts op te schorten of te beëindigen die onjuiste informatie verstrekken, deze Voorwaarden schenden of langer dan 12 opeenvolgende maanden inactief blijven.

Order-ingestion: Ons systeem accepteert orders 24/7 via gekoppelde marktplaatsintegraties en ons portaal. 4.1 Marktplaatsorders (Bol.com VVB / VVB Compleet, Amazon FBA, Zalando en vergelijkbare kanalen): Fulfilment volgt de SLA van de marktplaats zelf. • Bol.com VVB: cut-off 17:00 CET; levering de volgende werkdag in NL via het vervoerdersnetwerk van Bol. • Bol.com VVB Compleet: cut-off 23:59 CET; levering de volgende werkdag in NL — fysieke ophaling door Ampère (de eigen bezorgtak van Bol.com; wij fungeren als officieel Ampère-afgiftepunt met twee ophaalmomenten: einde werkdag en de volgende ochtend om 09:30). • Amazon FBA en andere marktplaatsen: fulfilment volgens de gepubliceerde SLA van die marktplaats. De leverbelofte richting de eindklant bij marktplaatsorders wordt bepaald door de marktplaats, niet door ons. Onze verplichting is om binnen die regels uit te voeren, zodat jouw marktplaats-performance score niet lijdt onder onze afhandeling. 4.2 Webshoporders (Shopify, WooCommerce, Wix, Lightspeed en elk kanaal waar je verzendlabels via ons afneemt): • Order-ingestion: 24/7, geen cut-off. • Cut-off voor label + track-and-trace: 23:59 CET. Elke order die vóór middernacht binnenkomt, wordt dezelfde nacht gelabeld, zodat jouw klant de volgende ochtend het trackingnummer heeft. • Fysieke ophaling door vervoerder: 18:00-19:00 CET op werkdagen. Orders die vóór de ophaling binnenkomen, gaan diezelfde dag mee. Orders die na de ophaling binnenkomen, gaan met de eerstvolgende vrachtwagen mee. • Levering: volgens SLA van de vervoerder. Doorgaans de volgende werkdag voor orders die dezelfde dag aan de vervoerder zijn overgedragen; doorgaans twee werkdagen voor orders die na de ophaling binnenkwamen. • Weekenden en Nederlandse feestdagen: geen ophaling door vervoerder. Labels worden nog steeds om 23:59 geprint; fysieke ophaling en levering hervatten op de volgende werkdag. Roadmap (streven, geen huidige belofte): we werken er actief aan om de fysieke vervoerdersophaling te verschuiven van 18:00-19:00 naar 23:59, waardoor same-day levering via de ochtendvrachtwagen mogelijk wordt (~09:00-10:00 ophaling). Zodra dit operationeel is, geldt deze verbetering automatisch voor webshoporders — zonder dat dit document hoeft te worden aangepast. 4.3 Pick-accuracy: We meten pick-accuracy op elke zending via barcodescanverificatie bij pack-out, gecombineerd met de afhandeling van klantfeedback. Onze huidige operationele ondergrens is minimaal 99%. Bij de jaarreview publiceren we een geactualiseerd accuracy-cijfer zodra het klantcommunicatie-substrate compleet is. 4.4 Service-level remedie — toerekening en gedeelde verantwoordelijkheid: Beide partijen dragen operationeel risico binnen de atomen die zij bezitten. Toerekening van de misser bepaalt de remedie. Als de misser aan ons toerekenbaar is (onze fysieke pickfout, onze gemiste cut-off, schade in onze hoede, foute bestemmingskeuze): • Individuele misser: de pick fee van die zending wordt gecrediteerd op je volgende factuur, en we versturen opnieuw op onze kosten. Waar het eindklantcontact daarbij gebaat is, bieden we een express-upgrade van de vervoerder aan. • Systemische misser (meer dan 5% van de maandelijkse zendingen binnen de betrokken servicelijn is aan ons toerekenbaar voor dezelfde faalcategorie): het volledige maandkrediet voor die servicelijn geldt, bovenop de individuele remedies hierboven. • Gebrek aan transparantie aan onze kant: procesaanpassing en schriftelijke uitleg binnen 30 dagen. Als de misser aan jou of aan een derde buiten onze hoede toerekenbaar is: • Foute SKU, EAN, afmetingen of gewicht in jouw productdata → daaruit voortvloeiende mispicks of toeslagen van de vervoerder zijn niet voor onze rekening. • Adresfouten of listingfouten uit jouw webshop of marktplaats → niet voor onze rekening; rebooking fees van de vervoerder worden doorbelast conform sectie 6.2. • Late inbound-aankomst of nee-verkoop aan jouw kant → daaruit voortvloeiende SLA-missers zijn niet voor onze rekening. Waar toerekening onduidelijk of gedeeld is (bijvoorbeeld een onboarding-gap die laat naar boven kwam maar waarbij beide kanten een rol speelden): we onderzoeken de root cause en bespreken de oplossing in goed overleg conform sectie 3. Geen standaardtoewijzing. 4.5 Voorbehoud: De lever- en performancecijfers op onze marketingsite beschrijven onze doeloperatie onder normale omstandigheden. Ze zijn onderhevig aan (a) beschikbaarheid en prestatie van vervoerders; (b) marktplaats-algoritme-inputs buiten onze invloed; (c) overmacht conform BW 6:75 (extreem weer, stakingen, uitval van infrastructuur, pandemie en soortgelijke gebeurtenissen); en (d) een correct afgeronde en gezamenlijk bij go-live bevestigde inbound- en integratie-onboarding conform sectie 3. 4.6 Verpakking: Verpakkingsmateriaal zit niet in onze pick-and-pack-fee: we rekenen het apart, op basis van wat we gebruiken (zie 6.2). Custom of branded packaging is beschikbaar tegen meerprijs, geoffreerd conform sectie 6.

5.1 Opslagfysica en tariefmodel: Voorraadopslag wordt per halve maand gefactureerd per bezette palletplaats, volgens één regel zonder staffels en zonder drempels. Elke halve maand nemen we de vloerhuur van de plaatsen die je bezet — nu €19,10 per pallet per maand — en trekken we af wat ons werk voor je bestellingen in die halve maand dekte, tot een minimum van €0. Je betaalt nooit meer dan de vloerhuur. Volgens onze startschatting dekt een pakket €1,36 en een brievenbuspakket €0,36, dus ongeveer 14 pakketten per pallet per maand maken opslag gratis; je factuur rekent met wat je eigen bestellingen dekten. Nieuwe klanten beginnen met een zachte start: tot 6 halve maanden zonder opslag, naar verhouding van hoe snel de voorraad verkoopt, daarna een plafond dat per halve maand met hooguit €0,50 per pallet stijgt tot het bovenstaande bedrag. Er zit nergens op de lijn een sprong, dus één order meer of minder verandert je opslag nooit met meer dan het aandeel van die order. De vloerhuur komt uit ons live Cost Ledger: wat onze magazijnvloer ons per pallet echt kost. We veranderen die alleen als het moet, en je hoort het eerst — met een aankondiging op een factuur en per e-mail, minstens 30 dagen voordat een wijziging ingaat, normaal 90 dagen of meer. 5.2 Eigendom en verantwoordelijkheid van voorraad: Je behoudt de eigendom van alle voorraad die in ons magazijn wordt opgeslagen. Je bent verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle producten: • Voldoen aan toepasselijke Nederlandse en EU-wet- en regelgeving • Correct zijn gelabeld en gedocumenteerd • Niet verboden, gevaarlijk, illegaal of bederfelijk zijn (tenzij specifiek schriftelijk overeengekomen) • Nauwkeurig zijn beschreven in ons voorraadbeheersysteem en in de marketplace-listings Wij treden op als bewaarnemer onder BW 7:600 en volgende, en beheren je voorraad volgens de norm van een zorgvuldig ondernemer conform BW 7:602. 5.3 Voorraadverschillen: Wij voeren regelmatig voorraadtellingen uit. Bij geconstateerde verschillen onderzoeken wij dit en stellen je op de hoogte. Geverifieerde verliezen die aan ons handelen zijn toe te schrijven worden afgehandeld volgens het aansprakelijkheidskader in Sectie 8. 5.4 Fysieke ophaling van voorraad op jouw locatie: Ophaling kan op verzoek beschikbaar zijn, afhankelijk van onze operationele capaciteit op dat moment (voertuigbeschikbaarheid, personeel, routehaalbaarheid) en onze commerciële afweging (afstand, volume, langetermijnfit). Prijzen worden per ophaling opgegeven op basis van afstand en volume, niet als vast tarief. Eerste-inbound ophaling voor nieuwe klanten kan naar ons oordeel als onderdeel van onboarding worden aangeboden wanneer omstandigheden dat toelaten. Wij behouden ons het recht voor om specifieke ophaalverzoeken te weigeren. Waar wij akkoord gaan, committeren wij ons aan het afgesproken ophaalmoment; jij committeert je eraan dat de voorraad op dat moment klaar en toegankelijk is. 5.5 Achtergelaten voorraad: Zie Sectie 10 voor het kader rond beëindiging, bewaring en verwijdering.

6.1 Tariefstructuur: Onze tarieven volgen een prijsmodel met drie toestanden dat de fysica van wat we leveren weerspiegelt: • Rust (ruimte): opslag, per pallet, conform sectie 5. • Beweging (per order): pick-and-pack, per verwerkte order. • Handling: value-added services (kitting, custom packaging, herlabelen, fotografie), per keer geoffreerd. Actuele tarieven staan op onze prijzenpagina en zijn gespecificeerd in jouw individuele dienstverleningsovereenkomst. 6.2 Doorbelaste en cost-plus items: Bepaalde diensten worden gefactureerd tegen kostprijs of kostprijs+opslag, omdat de onderliggende kosten door derden worden bepaald en aan jou worden doorbelast: • Toeslagen van vervoerders: retourtrajecten, adrescorrecties, oversized items, tarieven voor afgelegen gebieden, weekend- of express-upgrades, aanpassingen op basis van volumegewicht. • Verpakkingsmateriaal: tegen onze inkoopprijs plus handling, wanneer verpakking als aparte regel wordt gefactureerd. • Rebooking fees: wanneer een vervoerder een zending weigert om redenen buiten onze invloed (verboden-item-flag, onbestelbaar adres, oversized zonder booking). Deze posten worden apart op je factuur gespecificeerd, zodat je elke doorbelasting kunt herleiden tot de brontoeslag. We rekenen geen opslag op kosten van derden bovenop de handling-component die nodig is om ze te verwerken; die handling-component is op verzoek inzichtelijk. 6.3 Factuurritme: Facturen worden tweewekelijks uitgereikt voor twee perioden: periode 1 loopt van de 1e t/m de 15e; periode 2 loopt van de 16e t/m de laatste dag van de maand. Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. 6.4 Late betaling: Openstaande facturen worden verhoogd met de wettelijke handelsrente onder Nederlands recht (zoals vastgesteld door De Nederlandsche Bank). Wij behouden ons het recht voor de dienstverlening op te schorten als betaling meer dan 30 dagen te laat is na schriftelijke aanmaning. 6.5 Tariefwijzigingen: We wijzigen tarieven alleen als het moet. Als we dat doen, hoor je het eerst — met een aankondiging op een factuur en per e-mail, minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat, normaal 90 dagen of meer. Een wijziging verschijnt nooit eerst op een factuur. Ga je niet akkoord met een wijziging, dan kun je je overeenkomst beëindigen voordat die ingaat, volgens sectie 10; daar staat geen boete tegenover. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij expliciet anders vermeld.

Je mag onze diensten niet gebruiken voor opslag, verzending of behandeling van: • Illegale goederen of stoffen onder Nederlands, EU- of bestemmingslandrecht • Gevaarlijke stoffen zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring en juiste documentatie • Namaakproducten of merkinbreukmakende producten • Wapens, munitie of explosieven • Bederfelijke goederen (tenzij specifiek overeengekomen met gekoelde opslag) • Items die onder handelssancties of exportcontroles vallen Jij bent zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle van toepassing zijnde wetten met betrekking tot de producten die je via onze diensten opslaat en verstuurt. Overtreding van deze sectie is grond voor directe beëindiging van de diensten conform sectie 10.

8.1 Bewaarplicht: Wij treden op als bewaarnemer voor jouw voorraad onder BW 7:600 en volgende. We houden jouw goederen naar de maatstaf van een zorgvuldig ondernemer conform BW 7:602. Wij zijn aansprakelijk voor het handelen van ons eigen personeel en de onderaannemers die wij inschakelen voor de bewaarplicht (BW 6:76). 8.2 Laag 1 — Aansprakelijkheidsplafond per gebeurtenis: Voor geverifieerd verlies of schade aan voorraad in onze hoede door ons toedoen is onze aansprakelijkheid gemaximeerd op €4 per kilogram van de betrokken goederen (op basis van het Nekovri-branchestandaard 3PL-plafond), toegepast per gebeurtenis. 8.3 Laag 2 — Jaarlijks totaalplafond: Onze totale aansprakelijkheid voor alle verliesgebeurtenissen binnen een kalenderjaar is gemaximeerd op €25.000 totaal. 8.4 Laag 3 — Catastrofale gebeurtenissen (brand, overstroming, catastrofaal verlies): Wij verzekeren de voorraad van klanten niet. Voor voorraadwaarde boven de plafonds in 8.2 en 8.3, en specifiek voor catastrofale verliesscenario's, raden we sterk aan om je eigen goederenverzekering aan te houden. Dit is de eigen verzekeringslaag van de klant. 8.5 Laag 4 — BW opzet / grove schuld carve-out (niet onderhandelbaar): De plafonds in 8.2 en 8.3 gelden niet wanneer verlies of schade wordt veroorzaakt door opzet of grove schuld aan onze kant, conform rechtspraak van de Hoge Raad (HR 12 dec 1997 Stein/Driessen). Het Nederlandse recht staat ons niet toe om aansprakelijkheid voor opzet of grove schuld contractueel uit te sluiten, en dat proberen we ook niet. 8.6 Uitgesloten categorieën: Wij zijn niet aansprakelijk voor: • Indirecte, incidentele, gevolg- of punitieve schade • Gederfde winst of gemiste bedrijfskansen • Schade veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke invloed (overmacht conform BW 6:75, waaronder extreem weer, stakingen, uitval van infrastructuur, pandemie en soortgelijke gebeurtenissen) • Schade die voortkomt uit jouw niet-naleving van deze Voorwaarden of het aanleveren van onjuiste informatie • Vertragingen of schade bij vervoerders tijdens transport (deze vallen onder vervoerdersaansprakelijkheid, onderhevig aan hun voorwaarden) 8.7 Verzekering: Zendingen bij vervoerders vallen onder hun aansprakelijkheid. Voor voorraad met hoge waarde of dekking van catastrofale scenario's raden we aan een eigen aanvullende verzekering aan te houden conform 8.4. 8.8 Claimproces: Een claim voor beschadigde of vermiste voorraad moet schriftelijk worden ingediend binnen 14 dagen na ontdekking. Wij onderzoeken elke claim voortvarend en reageren binnen 30 dagen. De afwikkeling volgt de plafonds in 8.2 en 8.3, met inachtneming van de carve-out in 8.5.

IE van Zinaps: Alle content op onze website, ons portaal en platform — waaronder tekst, graphics, logo's, software en design — is eigendom van Zinaps Fulfilment of haar licentiegevers en wordt beschermd door Nederlandse en internationale auteurs- en merkenrechten. Je mag niets van onze content kopiëren, reproduceren of verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Jouw IE: Je behoudt alle rechten op je merk, productlistings en marketingmateriaal. Door onze diensten te gebruiken, verleen je ons een beperkte licentie om je merknaam en logo's te gebruiken, uitsluitend voor het uitvoeren van je orders (bijvoorbeeld op pakbonnen, branded packaging en interne identificatie binnen ons magazijn en portaal). Feedback: Suggesties, ideeën of feedback die je geeft over onze diensten mogen wij gebruiken zonder verplichting of vergoeding aan jou.

10.1 Beëindiging door jou: Je kunt je overeenkomst met ons op elk moment beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van minimaal 30 dagen. In je individuele dienstverleningsovereenkomst kan een langere opzegtermijn zijn vastgelegd; in dat geval geldt die langere termijn. 10.2 Beëindiging door ons op grond: Wij kunnen je account direct beëindigen of opschorten als je: • Deze Voorwaarden wezenlijk schendt • Facturen niet betaalt na schriftelijke aanmaning • Verboden items opslaat (zie sectie 7) • Betrokken bent bij frauduleuze of illegale activiteiten 10.3 Beëindiging door ons zonder grond: Wij kunnen je overeenkomst zonder grond beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van minimaal 60 dagen. 10.4 Bij beëindiging — openstaande facturen: Alle openstaande facturen worden direct opeisbaar. Gedeeltelijke betaling ontslaat je niet van je verplichtingen; wij hanteren bij openstaande facturen op moment van beëindiging een 100%-of-nothing-basis. 10.5 Bij beëindiging — retentierecht op voorraad: We behouden ons het retentierecht (art. 3:290 BW) voor op je voorraad totdat alle achterstallige facturen volledig zijn betaald. Tijdens een retentieperiode loopt de opslag door volgens sectie 5 en wordt die apart gefactureerd. 10.6 Afvoer van voorraad: Zodra alle openstaande facturen zijn voldaan, stellen wij je resterende voorraad beschikbaar voor ophaling bij ons magazijn in Wieringerwerf, op een onderling afgesproken moment. Als wij jouw voorraad naar je terugsturen of doorschuiven naar een andere 3PL, wordt dit werk afgerekend tegen ons uurtarief voor arbeid (de tijd die het werk kost), los van de opslag. Er gelden geen aparte exit fees buiten opslag plus arbeid. 10.7 Achtergelaten voorraad: Voorraad die 90 dagen na beëindiging onopgehaald blijft, en waarvoor schriftelijke kennisgeving is verstuurd naar de accountcontactgegevens die bij ons bekend zijn, kan worden afgevoerd, verkocht ter dekking van openstaande bedragen of anderszins worden afgehandeld conform de Nederlandse bepalingen over achtergelaten goederen. We doen redelijke inspanningen om contact met je op te nemen voordat voorraad wordt afgevoerd.

Deze Voorwaarden worden beheerst door en uitgelegd naar Nederlands recht. Bij een geschil vragen we je eerst contact met ons op te nemen via contact@zinaps.com om te proberen dit in goed overleg op te lossen. De meeste meningsverschillen zijn met open communicatie op te lossen. Als een geschil niet binnen 30 dagen in goed overleg kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland, Nederland. Niets in deze sectie belet een van beide partijen om spoedeisende voorlopige maatregelen (zoals een voorlopige voorziening) te vragen bij een bevoegde rechter.

We kunnen deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Bij wijzigingen actualiseren we de datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina en informeren we je per e-mail of via een duidelijke melding op onze website. Als je onze diensten blijft gebruiken nadat wijzigingen van kracht zijn geworden, aanvaard je daarmee de bijgewerkte Voorwaarden. Ga je niet akkoord met de wijzigingen, dan kun je je overeenkomst beëindigen zoals beschreven in sectie 10. De meest actuele versie van deze Voorwaarden is altijd beschikbaar op onze website.